Quản lý đơn hoàn Shopee tránh mất hàng

Công cụ đối soát hàng hoàn giúp bạn kiểm soát chặt chẽ các đơn hàng giao không thành công và bị chuyển hoàn. Bằng cách so sánh giữa số lượng đơn mà sàn báo đã trả về với số lượng kiện hàng thực tế bạn nhận được tại cửa kho, bạn sẽ phát hiện ngay những kiện hàng bị bưu tá làm thất lạc để kịp thời khiếu nại đòi bồi thường.

• Hoàn trả: Là các đơn hàng đã được Shopee thông báo trên hệ thống là đã giao hoàn thành công về cho người bán. Tuy nhiên trong thực tế vận hành, bưu tá có thể chưa giao hoặc làm mất kiện hàng trên đường vận chuyển, dẫn đến tình trạng mất hàng mà bạn không hay biết.
• Đã nhận (Thực nhận): Là các đơn mà nhân viên kho của bạn trực tiếp cầm kiện hàng trên tay và quét mã vận đơn xác nhận vào phần mềm ShopManager.
• Đối chiếu sai lệch: Hệ thống tự động so khớp giữa danh sách đơn sàn báo hoàn và danh sách shop xác nhận thực nhận để tìm ra chính xác những mã đơn bị thất lạc.

Mở màn hình quản lý đơn hàng trên phần mềm để bắt đầu quá trình đối soát.

1) Lọc các đơn Shopee báo đã hoàn trả

Tại thanh bộ lọc trạng thái đơn hàng, bạn chọn trạng thái Đã hoàn trả và nhấn nút Lọc dữ liệu.

Đây là toàn bộ danh sách các đơn mà hệ thống Shopee ghi nhận đã trả về cho gian hàng của bạn. Bạn cần kiểm tra xem các kiện hàng vật lý này đã thực sự nằm trong kho của mình hay chưa.

2) Xác nhận thực nhận kiện hàng tại kho

Khi bưu tá giao các kiện hàng hoàn về kho, bạn tiến hành quy trình xác nhận thực tế như sau:

1. Dùng máy quét mã vạch (hoặc nhập tay) để quét toàn bộ mã vận đơn dán trên các gói hàng vừa nhận được.
2. Bạn có thể lưu tạm danh sách các mã vận đơn này ra file Excel hoặc dán trực tiếp vào ô tìm kiếm của phần mềm.
3. Tìm kiếm các mã vận đơn đó trên ShopManager.
4. Tích chọn các đơn hàng tìm thấy và nhấn nút Xác nhận đã nhận hàng về kho.

3) Đọc kết quả đối soát

Sau khi bấm xác nhận, hệ thống sẽ đối chiếu và hiển thị kết quả phân loại:

Ví dụ trong bảng: Sàn báo tổng cộng 7 đơn hoàn trả, nhưng bạn mới chỉ quét xác nhận được 2 đơn thực tế về kho. Như vậy hệ thống sẽ chỉ ra chính xác 5 mã đơn còn thiếu. Nếu sau 1–2 ngày tiếp theo mà bưu tá vẫn không mang hàng đến giao, bạn tiến hành làm thủ tục khiếu nại với Shopee.

4) Mẫu email khiếu nại thất lạc đơn hoàn gửi Shopee

Khi phát hiện đơn hàng bị sàn báo hoàn thành công nhưng thực tế kho không nhận được hàng, bạn có thể sử dụng mẫu thông tin sau để gửi email khiếu nại tới bộ phận Chăm sóc khách hàng của Shopee:

Địa chỉ người nhận: cskh@hotro.shopee.vn
Tiêu đề: Khiếu nại các đơn hàng chưa nhận được hàng hoàn về kho
Nội dung:
Chào Shopee Team,
Gian hàng của tôi phát hiện các đơn hàng sau đây đã được hệ thống cập nhật trạng thái “Giao hàng hoàn thành công”, tuy nhiên thực tế tại kho shop vẫn chưa nhận được kiện hàng từ đơn vị vận chuyển.
Kính đề nghị Shopee kiểm tra lại lộ trình bưu tá và tiến hành bồi thường đơn hàng theo quy định.
Danh sách các mã vận đơn và mã đơn hàng gồm có:

• Mã vận đơn 1 (Mã đơn hàng 1)
• Mã vận đơn 2 (Mã đơn hàng 2)
  Mong sớm nhận được phản hồi xử lý từ quý công ty. Xin cảm ơn!

*) Quản lý đơn hoàn Shopee trên màn hình Đơn hoàn

ShopManager có thêm màn hình Đơn hoàn riêng, gom hết đơn hoàn của các shop vào một chỗ và chia sẵn theo tình trạng xử lý. Cách đối chiếu vẫn như các bước 1 đến 3 ở trên, chỉ là bạn không phải tự lọc ở bảng đơn hàng nữa.

Màn hình gồm:

• 4 ô số liệu trên cùng: Hôm nay, Hôm qua, Tuần này, Tháng này.
• 4 tab, số trong ngoặc là số đơn: Đã hoàn - Chưa xác nhận, Đã nhận về kho, Đơn thất lạc - Khiếu nại Shopee, Tất cả.
• Ô tìm nhiều mã một lúc, các mã cách nhau bởi dấu phẩy, khoảng trắng hoặc xuống dòng. Quét xong cả chồng hàng hoàn thì dán nguyên danh sách vào, nhấn Tìm.
• Lọc nhanh theo thời gian (Hôm nay, Hôm qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, 30 ngày gần đây) và bộ lọc Shop, Loại đơn, Trạng thái xử lý, Xác nhận Shopee, Vận chuyển, Thời gian cập nhật hoàn.
• Bảng đơn hiện trạng thái Shopee, yêu cầu của người mua (ví dụ Trả hàng & Hoàn tiền), cột Xử lý (ví dụ Chờ xử lý), đơn vị vận chuyển, sản phẩm và nút Xem, Shopee, Sửa ở cột thao tác.

Tích chọn đơn rồi dùng các nút phía trên bảng:

• Đã nhận về kho: hàng hoàn đã thực sự nằm trong kho.
• Đánh dấu thất lạc: dành cho đơn sàn báo hoàn mà chờ mãi không thấy hàng về. Những đơn này cần khiếu nại Shopee theo mẫu email ở mục 4.
• Xác nhận Shopee, Copy mã, Xuất Excel.

Video hướng dẫn

Liên kết liên quan

• Cần đối chiếu tiền bán hàng đã chuyển về tài khoản hay chưa, xem thêm Đối soát về ví.
• Cần đánh dấu kiện hàng để theo dõi, xem thêm Thẻ Tag đơn hàng.